Alteisentreffen Henneburg 2012 Lessons Learned

Das Herbsttreffen mit AiA und Freunden in Nordbayern

Alteisentreffen Henneburg 2012 Lessons Learned

Beitragvon fleisspelz » Do 11 Okt, 2012 22:40

Das Fazit zuerst: Mir hat das Treffen irrsinnig Spass gemacht. Ihr seid ein genialer Haufen enthusiasticher Spinner, weltgewandter Phantasten und aufrechter Idealisten und ihr habt nicht nur einen hervorragenden Humor und ausgezeichnete Manieren sondern auch ein grosses Herz dort, wo andere zu viel unterdrückte Aggression mit sich herumtragen. Man kann von jedem einzelnen von Euch etwas dazulernen, sei es von seinem technischen Know How oder wegen seiner sozialen Kompetenz oder sei es einfach wegen der unbeschwerten Lebenslust.
Danke, dass ihr da wart, es macht dem gesamten Orgateam grosse Freude, für Leute wie Euch etwas auf die Beine zu stellen.

Ein paar Dinge treiben mich um, damit es gelingen kann, dieses wunderbare Treffen noch besser zu machen.

Heuer waren wir 105 Teilnehmer, alle Tagesgäste mitgerechnet, auf knapp fünf Tage verteilt. Zur gleichen Zeit waren bis zu 90 Personen auf der Burg. Das ging nach meinen Beobachtungen sehr gut.
Einzig die Preiserhöhung zum vergangenen Jahr von 10 auf 16 Euro hat in der Vorbereitungsphase für eine kleine Diskussion gesorgt, die während des Treffens aber keine Rolle spielte. Dennoch hat die Diskussion im Vorfeld bei mir ausgelöst bei den Kostenunrsachen genauer hinzusehen.

Wir haben uns bei der Infrastruktur (Transporte, Feuerholz, Vorbereitung der Zeltflächen, Aufräumarbeiten, Getränkebereitstellung, sanitäre Einrichtungen, etc...) auf 139 Gäste eingerichtet, weil so viele sich verbindlich angemeldet hatten. In der letzten Woche vor dem Treffen und während das Treffen bereits lief haben uns dann etliche Angemeldete kurzfristig abgesagt. Die bestellten TShirts und Aufkleber sollten wir halt an jemand anderen verkaufen, las ich lapidar. Das habe ich nicht als sehr wertschätzend für die Freunde empfunden, die sich vorher bemüht haben alles rechtzeitig fertig zu bekommen und heran zu schaffen.
Andere sind ohne Kommentar einfach nicht erschienen. Das macht mich besonders traurig.

Klar kann bei jedem Mal der Urlaub gestrichen werden oder eine plötzliche Krankheit dazwischenkommen, das will ich weder kritisieren noch kommentieren. Wem das passiert ist, der ärgert sich so schon mehr als genug, dass er nicht dabei sein konnte.

Da aber in den letzten drei Tagen vor der Party bis zu deren Ende plötzlich 45 Absenzen von 139 gezählt wurden, dann bedeutete das einen schmerzlichen Verlust für alle. Für die Anwesenden und für die Abwesenden. Ich vermute, dass das Wetter auch seinen Einfluss hatte, dass der Eine oder Andere lieber auf dem Sofa blieb, nachdem er aus dem Fenster geschaut hatte. Ich bedaure im Nachhinein sehr, dass ich Leuten abgesagt habe, die um die Erlaubnis zur Teilnahme gebeten hatten, denen ich aber abgesagt hatte, weil es zu viele Anmeldungen gab.

Dass wir dennoch 105 Leute waren ist dem Umstand zu verdanken, dass sich einige, insbesondere Tagesgäste, vorher nicht angemeldet hatten. Bei den Tagesgästen gab es einige, die keinerlei Beitrag geleistet haben, was ich schade finde. Nicht aus Gier nach Geld und Anerkennung, sondern weil wir es offentlich nicht geschafft haben unseren Spirit rüberzubringen. Besonders schade fand ich es, dass ein paar Leute bei uns übernachtet haben ohne sich zu beteiligen, die billigen Getränke getrunken haben und damit auf den Stühlen vom Wirt rumgesessen, und das auch nachdem sie freundlich darauf angesprochen wurden. Das werde ich in Zukunft nicht mehr tolerieren. Am Wirt vorbei kann diese Party nicht funktionieren, und einen so entspannten Wirt wie Florian werden wir so schnell nirgends finden. Es gibt genau eine Regel, und ich möchte, dass die befolgt wird. Wenn unsere Wirte auch nichts sagen, so haben sie dennoch Augen zum sehen.

Beim Thema Müll sind wir gut, aber wir haben Potential zur Verbesserung. Wir haben nach der Veranstaltung zwölf grosse Müllsäcke zum Container gebracht. Vieles musste noch eingesammelt werden. Wer sich um seinen Müll selber gesorgt hat, hat uns erheblich entlastet. Danke dafür!

Am meisten treibt mich die Idee um, dass ich mehr Kostengerechtigkeit möchte ohne das Thema Geld zu sehr in den Mittelpunkt zu rücken. Wir sind dieses Jahr mit einem kleinen Plus aus der Veranstaltung rausgekommen, auch dafür Danke an alle die dazu beigetragen haben.

Kostengerechtigkeit möchte ich in so fern, als ich vermeiden möchte, überflüssige Infrastrukturkosten für Leute zu schaffen, die einen Platz bestellen, ihn dann aber nicht besuchen. Die diesjährige Preiserhöhung war beispielsweise unter Anderem für die Mehrkosten nötig, die zusätzliche Toilettenanlagen verursacht haben. Diese Toilettenanlagen waren im Nachhinein betrachtet überflüssig, weil die vorhandenen Anlagen für 100 Personen knapp ausreichen. Bezahlt wurden sie aber letztlich zu 100% von den Anwesenden, von denen sie aber eigentlich niemand brauchte.

Zu welchem Lösungsansatz ratet ihr mir? Mir fehlt da noch die richtige Idee.
Vorkasse ist unentspannt.
Rigorose Kontingentierung der Teilnehmerzahl irgendwie auch.
Hat jemand eine Idee?

Ich betone nochmal, was ich eingangs geschrieben habe. Das sind alles keine grossen Probleme, und ich möchte das nicht sehr hoch hängen. Es geht bei dem tollen Fest einfach um Ansätze, es noch besser zu machen.

Vielen Dank, dass ihr weder Zeit noch Mühen gescheut habt, den Weg auf die Burg zu machen, und dieses Wochenende für uns zu dem zu machen, was es war: ein wunderbares Fest!
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Re: Alteisentreffen Henneburg 2012 Lessons Learned

Beitragvon Blechroller » Do 11 Okt, 2012 23:51

Ich nehm mal an, dass bei den bereitgestellten Getränken nicht viel hängen bleibt. So was weglassen, aber weiterhin Selbstversorgung zulassen. Spart Arbeit und dämmt das "Wirtsproblem" weiter. Wobei ich die Haltung beim Wirt rumstehen, aber billig trinken nicht verstehen kann.
Auch wenn Vorkassen unentspannt ist und wahrscheinlich viel Arbeit macht, würde ich bei verbindlicher Anmeldung auf Zahlung bestehen. Wenn keine Vorkasse, dann "Inkasso" hinterher.
ICH hätte, obwohl meine Anmeldung immer unsicher war und ich das auch gesagt hatte, meine 16€ auch gezahlt, wenn ich nicht gekommen wäre. Das hatte ich dir auch geschrieben. Ich fang doch bei den persönlichen Kosten so eines Treffens für Speis, Trunk und Sprit nicht an, um 16€ zu diskutieren bzw überleg ich mir vorher, ob ich mich anmelde und 16 € riskiere. Für Leute, die du gut kennst und deren Haltung du hinsichtlich ihrer Worte beurteilen kannst, kannst du immer noch individuell handeln, ohne es an die Glocke zu hängen...

Es ist halt eine Jahreszeit, in der sich der Sommerfahrer vom Winterfahrer trennt. ICH wäre, nachdem für mich klar war, dass es zeitlich für eine Nacht aufgeht, bei jedem Wetter gefahren. Das muss nicht jeder so sehen und es ist auch kein Vorwurf, aber die Sofasitzerei soll dann das Risiko von 16€ wert sein. Und wenn bei solchen "verschärften" Bedingungen nur 50 Leute kommen (glaub ich nicht), ist es -bis auf den Wirt- auch nicht soooo schlimm.

Mich kotzt es einfach an, dass sich Leute die nicht geringe Arbeit für die Organisation eines solchen Treffens machen und dann Diskussionen über Geld und Nichtzahlung geführt werden müssen. So lange es nicht nach kommerzieller Angelegenheit mit Gewinnerzielungsabsicht riecht, bin ich gerne bereit auch einen im Vergleich zu den normalen Spritkosten (hystel; ich fahr nen Diesel und komm für die 16 € fast hin und zurück :-D ) geringen Beitrag zu zahlen. Und wenn für die Veranstalter noch ein gemeinsames Abendessen oder so was raus springt, ist das nur ok. Da verbläßt einer 20, 50, 100 oder mehr € um da hin zu kommen und dann sind die 2,5 € für ein Bier beim Wirt oder die 16€ zu viel... Ehrlich; so Leute will ich eigentlich auf einem Treffen nicht sehen.

Noch eins: Justus, du (ihr) macht euch auch m. E. einen Hauch zu viel Organisation. Toilette ist wichtig, das mit den Fotos ist ne gute Idee- auch wenn ich es verpennt habe-, eine Ausfahrt findet sich auch immer in Kleingruppen usw. Da kann man auch ansetzen, ohne das Treffen und dessen Spaß zu gefährden.

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Re: Alteisentreffen Henneburg 2012 Lessons Learned

Beitragvon motorang » Fr 12 Okt, 2012 00:38

Hallo,
mir kommt das alles ein wenig bekannt vor :-D

Nachdem das Treffen ja eine Dauersache zu werden scheint, würde ich an Deiner Stelle schlicht die Leute nicht mehr fix einladen mit denen es nicht geklappt hat, Punkt. Wenn jemand vergessen hat zu zahlen, sollte er Gelegenheit bekommen das auch nachträglich noch zu tun :smt004

Ich glaube dass das als Maßnahme reicht.

Unangemeldet gekommene waren heuer willkommen, obwohl sie es eigentlich nicht waren - das ist ein wenig paradox :-D

Ich kann gut auf die Billiggetränke verzichten wenn sie Zusatzärger verursachen. Tun sie aber wahrscheinlich nicht, weil die "Billigtrinker" sich dann halt eine Palette Dosenbier mitbringen ...

Vorkasse ist nicht nur unentspannt sondern auch recht aufwändig. Rigorose Kontingentierung der Teilnehmerzahl ist halt nötig wenn der Platz begrenzt ist und mehr teilnehmen wollen als Platz haben.

Worauf ich gut verzichten kann: die Saufbrüder (zumindest manche von ihnen, allen voran der DJ) die nach der Staprölzer Kerb traditionell dort frühstücken gehen. Aber da lässt sich wohl wenig machen.

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Re: Alteisentreffen Henneburg 2012 Lessons Learned

Beitragvon fleisspelz » Fr 12 Okt, 2012 01:12

Motorang hat geschrieben:...

Worauf ich gut verzichten kann: die Saufbrüder (zumindest manche von ihnen, allen voran der DJ) die nach der Staprölzer Kerb traditionell dort frühstücken gehen. Aber da lässt sich wohl wenig machen...

Das ist ein guter Punkt. Ich werde vor der Terminierung das Datum der Kerb ermitteln. Wir können die Burschen nicht vertreiben aber ihnen vielleicht ausweichen...
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Re: Alteisentreffen Henneburg 2012 Lessons Learned

Beitragvon hiha » Fr 12 Okt, 2012 05:35

Hmm, organisatorisch hab ich leider nix beizutragen, ausser einer gewissen, vor langer Zeit erworbenen Dixiklo-aversion, die wohl am verwendeten Wunderbaum-Duftwasser liegt, und nix mit dessen Hygiene zu tun hat. Lieber in einer gespaltenen Klobrille den Hax einzwicken... :roll:
Aber wenn ein Ti-schört größe "L" übrig wäre, täte ich noch eines nehmen.

Gruß
Hans
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Re: Alteisentreffen Henneburg 2012 Lessons Learned

Beitragvon Beste Bohne » Fr 12 Okt, 2012 05:43

Hallo Justus,

ihr habt Fixkosten und die müssen bezahlt werden. Von daher halte ich Vorkasse auch für absolut legitim und nicht für unentspannt. Es gibt Euch etwas mehr Freiraum.

Zum Schört:

Ich wollte ja auch eins haben und will es ja immer noch haben. Hier Teilnehmer 4. Seite hatte ich ja noch was dazu geschrieben, aber vielleicht zu klein und dem Claus hatte ich auch nicht mehr Bescheid gesagt:

Beste Bohne hat geschrieben:Falls das noch jemand mitbekommt bitte an Justus weiterleiten:

Ich ziehe meine Teilnahme zurück. [...]
Grüße, Jens

Ob der Lederclaus das Shört mitbringen könnte? Steht ja kein Jahr drauf, von daher läßt es sich ja ohne schlechtes Gewissen und in Gedenken an 2010 und 2011 tragen..



Ich denke mal, das das untergegangen ist. Ich würd es immer noch haben wollen und bezahls per Überweisung, wenn es recht ist.
Grüße, Jens

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Re: Alteisentreffen Henneburg 2012 Lessons Learned

Beitragvon ETZChris » Fr 12 Okt, 2012 06:50

wir haben nach dem diesjährigen treffen beschlossen, beim nächsten mal - so es klappt - vollständig auf die selbstversorgung zu verzichten. das gemütliche frühstück am zelt am samstag war nett, aber das buffett am sonntag halt unschlagbar.
und das selbstmitgebrachte bier ist halt nicht leer geworden, weil sowohl das AiA-bier als auch das des wirtes besser geschmeckt hat und meist schneller greifbar war.
danke nochmal ans team, dass ich meine bierkiste zugunsten des ins boot zu werfenden nassen zeltes da lassen durfte. :oops:

das einige angemeldete nicht da waren und keiner was wußte, fand ich auch schad. auch weil ich mich auf den ein oder anderen gemeldeten sehr gefreut habe.

ansonsten fände ich es sehr sehr schade, wenn das treffen zukünftig einen kleinen begeschmack wegen den genannten dingen bekommen würde. ich hoffe es nicht.
Gruß
Christian

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Re: Alteisentreffen Henneburg 2012 Lessons Learned

Beitragvon Arne » Fr 12 Okt, 2012 07:13

ja das Kocher mitgeschleppe hat sich als unnötig erwiesen.
Zu den Dixies muß ich sagen das eines als Alternative sehr wohl seine Berechtigung hätte aber nicht zwingend notwendig ist ( die Dinger waren richtig nobel ).


Bild
Zuletzt geändert von Arne am Fr 12 Okt, 2012 07:52, insgesamt 1-mal geändert.
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Re: Alteisentreffen Henneburg 2012 Lessons Learned

Beitragvon kahlgryndiger » Fr 12 Okt, 2012 07:20

Dass verbindlich Angemeldete nicht da waren ist mir schon vor Ort aufgefallen. Wenn zudem noch nicht abgesagt wurde wäre das für mich ein Grund diese Personen nicht mehr einzuladen.
Inkasso für Zechpreller ist mühsam. Ich bin auch schon auf Aufklebergeld sitzen geblieben. Selbst in diesem Kreis hier und irgendwann hat man keine Lust mehr und zieht seine Lehren :grin:
Die Hinterherlauferei nervt. Auch würde ich Billigtrinker auf der Wirtsterasse nicht mehr einladen. Ohne Ausnahme.

Man kann natürlich keine Tagesgäste fortjagen ist schließlich kein Privatgelände aber Wiederholungstäter kann man durchaus anpsprechen, auch mal lauter.
Ich für meinen Teil war noch niemals so häufig in der Kneipe essen wie bei diesem Treffen. Lecker war es und preiswert ebenso. Ich habe da getrunken wo ich gerade war, Schlappeseppel im Lager und gezapftes dunkles beim Wirt. Verdammt lecker der Saft.

Ich habe ja diese Diskussion um den Kostenbeitrag angezettelt wozu ich auch stehe. Auch zu meiner Aussage. In dem Fall war die Kostenerhöhung wohl aufgrund der Nichtkommer gut.
Leider hat dadurch wieder einmal die Gemeinschaft für einige wenige mitbezahlt. Das hinterlässt bei mir ein "Gschmäckle" :roll:
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Re: Alteisentreffen Henneburg 2012 Lessons Learned

Beitragvon Lederclaus » Fr 12 Okt, 2012 07:42

Ich hätte kein Problem damit, den Treffenbeitrag im Vorraus zu entrichten (muß ich zT bei einigen anderen Treffen auch)
Mit der Bewirtung durch den Wirt war ich auch sehr zufrieden und hab vom Angebot der günstigen AIA Getränke wenig Gebrauch gemacht. (zumal ich auch lieber Bourbon als Bier trinke)
Die Preise beim Wirt waren für Hamburger Verhältnisse sehr angemessen und sie haben sogar meinen 0,5l Becher für den Preis ihrer 0,4-Gläser gefüllt !
Ich finde auch, daß man Billigtrinker auf der Wirtsterasse nicht dulden sollte. Es ist halt aber unschön, eine solche Konfrontation vor Ort führen zu müssen, das versaut einem die gute Laune.

Meinen Kocher werd ich nächstes mal zu Hause lassen. Zur teilweisen Selbstversorgung kann ich auch mal ein Stück Brot mit Wurst oder Käse essen. (Oh Mann! War der Käse gut!)

Leider hab ich Jens´ Bitte mit den Shört nicht gelesen (man hätte mich ja auch kurz anrufen können), dann hätt ich das Ding mitgebracht.

Für mich ist das AIteisenTreffen eine schöne Sache. Es ist relativ weit zu fahren und ich schaffe es nicht immer dort hin (gesundheitsbedingt). Außerdem ist es für mich durchaus ein finanzieller Aspekt. (Sprit allein waren ca 220 Euro)
Das ist es mir aber wirklich wert, weil Ihr alle so klasse Leute seid, mit denen zusammen ich gerne feiern mag.

Also hoffe ich, daß man das noch oft hinbekommt. Und ich freu mich schon aufs nächste mal.
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Re: Alteisentreffen Henneburg 2012 Lessons Learned

Beitragvon nattes » Fr 12 Okt, 2012 08:15

Bei schlechtem Wetter steigt die Anzahl der Nichtkommer immer. Da wir in den beiden vorhergehenden Jahren diesbezüglich großes Glück gehabt haben, ist das erst in diesem Jahr aufgefallen.

Um den Aufwand möglichst gering zu halten, würde ich die unentschuldigten Nichtkommer nächstes Jahr nicht mehr einladen.
Auch eine Reserve im Treffenbeitrag einzukalkulieren fände ich in keiner Weise ehrenrührig. Es kann nicht sein, das man bei einer Veranstaltung, die man aus ideellen Gründen ausrichtet, auch noch draufzahlt. Einen Überschuss kann man, wenn man möchte ja auch im darauffolgenden Jahr in irgendeiner Weise wieder ausschütten. Ich denke, bei den Beträgen, über die wir hier reden, sollte darüber keine Diskussion nötig sein.
Was mich erschreckt, ist die meiner Meinung nach immer noch gewaltige Menge Müll!

Vielleicht sollten wir im nächsten Jahr alle auf die weiter oben angesprochenen Probleme mit dem Getränken auf der Terrasse achten und diejenigen ansprechen, die das betrifft. Kann man nett machen und muß das ja auch keine Absicht sein.

Ansonsten für mich wieder mal eines der Highlight des Jahres.

Danke noch mal allen Beteiligten dafür.
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Re: Alteisentreffen Henneburg 2012 Lessons Learned

Beitragvon motorang » Fr 12 Okt, 2012 08:24

Zum Thema Kosten

2000 km x 6 Liter x 1,50 Sprit = 180 Euro
2x Öl von der Tanke 10 Euro
Übernachtungen Camping An- und Abreise 20,-
1 Kamera kaputt Wiederbeschaffung ca. 300,- (Vibrationstod)
1 Navi kaputt 140,- (runtergefallen)
----------------------------------------------------------------------------
650

kein gutes Jahr ... aber die 16,- Treffenbeitrag machen das Kraut nicht fett.

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Re: Alteisentreffen Henneburg 2012 Lessons Learned

Beitragvon kohai » Fr 12 Okt, 2012 08:36

ohne dabei gewesen zu sein tu ich mich schon wieder einmischen, ich hoff, ihr verzeiht: aus meiner sicht sind die probleme alle menschlich und ab einer gewissen, zwangsläufig unübersichtlich werdenden teilnehmerzahl unvermeidlich. ich hab da auch meine erfahrungen gemacht. es gibt also zwei alternativen: vorkasse oder konsequenzen im nachhinein. diese wären u.a. nichtkommer in zukunft nicht einzuladen, geld hinterherlaufen, usw. -- mir erscheint die vorkasse daher tatsächlich nicht unentspannt, sondern im gegenteil entspannter, und eine kleine tendenz menschlicher. denn wenn ich vorher zahl, und nicht komm, gibts keinen ärger. wenn ich nicht komm, und dann entweder nachzahlen muss oder nicht mehr eingeladen werd oder sonstige sanktionen drohen, gibts eher ärger. es ist ein geschacher mit der schuld. das geschacher entfällt komplett bei vorkasse, die verantwortung für die veranstaltung wird im voraus verteilt. stell dir vor, es hätte geschüttet aus eimern bei 5 grad: dann wären am ende womöglich nur 20 leute gekommen. daher ist das prinzip vorkasse bei allen größeren veranstaltungen mit begrenzter teilnehmerzahl usus, das muss nicht nur bei kommerziellen veranstaltungen so sein. bleibt das problem, der nicht wahrgenommen plätze, die andere gerne hätten: ganz banal und menschlich: wer vorher zahlt, hat mehr "motivation", auch bei regen seinen hintern aus dem bett zu heben. und wenn nicht: mei, das wetter ist halt immer ein faktor, aber kein menschlicher :-)

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Re: Alteisentreffen Henneburg 2012 Lessons Learned

Beitragvon kahlgryndiger » Fr 12 Okt, 2012 08:58

Wenn ich angemeldet bin, aus beruflichen oder privaten Gründen nicht teilnehmen kann und rechtzeitig absage, dann will ich auch nicht noch bezahlen.
Und wenn doch, dann hätte ich gerne eine Karte die ich auf dem "Schwarzmarkt" verscherbeln kann :-D
Zwar nicht ganz ernst zu nehmen die obigen Zeilen aber mir persönlich ist Vorkasse unsympathisch.

Blödes Thema aber leider läuft es so dass alles was schön ist irgendwann einmal zu groß wird.
Wie auch das TT ... Wo sind sie nur hin die Zeiten "Ein paar Leute treffen sich zum Schneefahren ..." :roll:
In Erinnerungen schwelgend denke ich da an mein erstes TT. Vielleicht ein Dutzend Zelte ... und heute werden Ampeln aufgestellt ...

Nächste Woche fahre ich nach Reimlingen. Das Treffen ist seit vielleicht 12 Jahren ziemlich stabil. Konstante Teilnehmerzahl.
Es gibt relativ wenig Absagen. Eine restriktive Anmeldeprozedur und einen moderaten Beitrag. Ich frag mal den Markus wie er das hinkriegt :grin:
Es gab ein Jahr als bei besonders schönem Wetter viel zu viele Leut' da waren. Es wurde ungemütlich und man dachte darüber nach das Treffen nicht mehr stattfinden zu lassen.
Konsequentes Aussortieren der Liste und schlechteres Wetter im Folgejahr brachten das Treffen wieder auf ein gemütliches Maß :smt023
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Re: Alteisentreffen Henneburg 2012 Lessons Learned

Beitragvon Thoeny » Fr 12 Okt, 2012 09:03

Was mich an der Wirtsterrassentrinkerei noch zusätzlich gestört hat, ist, dass manche dann einfach ihre Leerschlecht da stehen gelassen haben. Ich habe mal einen Schwung voll Richtung Imperium weggebracht und irgendwer hat dazu noch grinsend eine Bemerkung gemacht, weiß nicht mehr wer (ist auch egal). DAS fand ich wirklich befremdlich.
Es gibt etwas Gutes in dieser Welt, Herr Frodo, und dafür lohnt es sich zu kämpfen.
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